Huishoudelijk reglement
I.Huurregeling.
Artikel 1
Elke aanvraag tot huren van de "Pastorij" moet gericht worden aan de VZW Roemesoave.
Het contract geeft recht op het gebruik van de lokalen, inboedel, verlichting, verwarming en onderhoud volgens de modaliteiten hierna bepaald.
Artikel 2
Voor het huren van de lokalen dient vooraf een contract afgesloten. Samen met de afsluiting van dit contract wordt een waarborg van 50 euro betaald. Zolang deze waarborg niet betaald is, wordt de zaal als niet-verhuurd beschouwd. Indien de borg twee weken na de reservatie niet gestort is, zal de zaal opnieuw voor verhuur worden vrijgegeven.
Na afloop van de activiteit en na controle van de zaal zal de waarborg verrekend worden in de eindafrekening.
De verantwoordelijke verhuur, Paula Lambrechts (Romershovenstraat 64, 3730 Romershoven; cfr contact) moet tijdig in kennis gesteld worden van het niet-gebruik van de zaal en dit met een minimum van vier weken (in geval van privé-evenementen) vóór het gebruik.
De annuleringskost bij niet-tijdig verwittigen is gelijk aan het bedrag van de waarborg.
De nodige sleutels moeten afgehaald worden bij de genoemde verantwoordelijke verhuur.
Artikel 3
Elke huurder verbindt zich er toe te zullen voldoen aan de voorschriften betreffende gemeentelijke en provinciale taksen op vertoningen en vermakelijkheden, op de voorschriften betreffende SABAM, op de voorschriften betreffende billijke vergoeding en de voorschriften betreffende politiereglementen.
Artikel 4
De huurder, die voor zijn activiteit affiches als publiciteit gebruikt dient voor publicatie een affiche ter inzage te bezorgen aan de verantwoordelijke verhuur. Deze affiches dienen duidelijk de naam van de inrichter te vermelden, evenals volgende aanduiding:
DE PASTORIJ - Romershovenstraat 59 - 3730 HOESELT
II.Voorschriften voor het gebruik
Artikel 5
- Gevels
De gebruikers van het gebouw zullen in geen geval voorwerpen of affiches bevestigen die aan het uitzicht of de esthetiek van het gebouw enige afbreuk zouden kunnen doen. Uitzonderingen hierop kunnen worden toegestaan mits voorafgaand akkoord van het bestuur inzake de plaats en aard van de bevestigingen.
Beschadigingen worden op kosten van de gebruiker hersteld.
- Lokalen
Enkel de gehuurde lokalen mogen worden gebruikt. Inbreuken worden beboet volgens de aard van de overtreding.
Het versieren van de lokalen mag naar eigen smaak gebeuren. Het is echter verboden om ramen, deuren, muren, panelen, vloeren, enz. te benagelen, te beplakken en te beschrijven. Ze mogen van geen enkel hechtingsmiddel worden voorzien. Men kan hiervoor de aangebrachte rails gebruiken.
- Geluidsnormen
De gebruikers dienen er zorg voor te dragen dat geen hinderlijk lawaai veroorzaakt wordt dat de gebruikers van andere lokalen, de huurders of de buren kan hinderen of ergeren.
Daarbij dienen de geluidsnormen zoals voorzien in het KB van 24 februari 1977 te worden gerespecteerd. Daarom zijn activiteiten met diskjockey of zware geluidsversterkende installaties verboden.
Indien deze voorwaarde niet nageleefd wordt, zal de waarborg van 50 euro ingehouden worden.
- Meubilair
Het gebruik van stoelen en tafels is toegestaan op voorwaarde dat ze worden achtergelaten in de toestand zoals ze ter beschikking gesteld werden.
- Terrassen en buitenaanleg
Het gebruik van kaarsverlichting op de terrassen en buitenaanleg is verboden.
- Rookverbod
Overeenkomstig het rookverbod voor polyvalente zalen, is roken in de lokalen niet toegelaten. Wie het rookverbod niet naleeft stelt zich bloot aan boetes bij eventuele controle door de inspectiediensten.
Artikel 6
De noodverlichtingen en nooduitgangen mogen nooit uitgeschakeld of versperd worden.
Artikel 7
Behoudens de overeenkomst met het bestuur, moeten onmiddellijk na het gebruik of na de laatste reeks van ononderbroken gebruik, alle voorwerpen die niet tot het patrimonium van de VZW behoren verwijderd worden. Bij het niet naleven hiervan wordt de waarborgsom ingehouden en worden de voorwerpen voor rekening van de huurder afgevoerd.
Artikel 8
De huurder is steeds verantwoordelijk voor schade aangebracht aan de zalen en aan het materiaal zowel door hemzelf en zijn aangestelde(n) als door de deelnemers aan de door hem ingerichte activiteit.
Artikel 9
De VZW kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor diefstal en beschadigingen aan materiaal dat toebehoort aan de huurder.
De VZW is niet verantwoordelijk voor gebeurlijke ongevallen.
De burgerlijke aansprakelijkheid van de lokale verenigingen t.o.v. derden wordt niet gedekt door de verzekering van de VZW.
Artikel 10
De huurder verbindt zich er toe:
·de zaal in een behoorlijke staat achter te laten en elke beschadiging onmiddellijk te melden.
·het rookverbod te respecteren. Rokers op de terrassen dienen gebruik te maken van de grote metalen asbakken.
·de zaal te ontruimen na de laatste activiteit, uitzonderingen zijn mogelijk na afspraak met de verantwoordelijke verhuur.
·keukenhanddoeken, afwasproducten, vuilzakken zelf mee te brengen
·afval te verwijderen en mee te nemen
·tafels af te wassen, pinten en glazen te spoelen en af te drogen en in de daartoe voorziene dozen, bakken of kasten te plaatsen.
Het volledige keukenmateriaal wordt eveneens gewassen en afgedroogd en teruggeplaatst zoals ze ter beschikking gesteld werden. Indien dit niet correct gebeurt zal een boete aangerekend worden.
·de lichten na elke activiteit te doven
·na de activiteit zijn de thermostaten in elk lokaal in nachtstand te plaatsen
·voor nutteloos laten aanstaan van de verwarming, airco’s en gasvuren na de activiteit zal er een vergoeding van € 5,00 per uur aangerekend worden
·de sleutel is na de activiteit terug te bezorgen in de brievenbus van de woning van de huisbewaarder of de verantwoordelijke verhuur nadat alle deuren afgesloten werden. De huurder blijft verantwoordelijk zolang hij in het bezit is van de sleutels.
Per sleutel die verloren gaat, wordt een boete van € 25,00 aangerekend.
·tijdens de activiteit, alle uitgangen te ontsluiten, dit uit veiligheidsoverwegingen.
·geen voertuigen te plaatsen die de toegang naar het plein afsluiten. (brandweer). Parkeren op het plein is bovendien niet toegelaten.
Artikel 11
Ter plaatse mag enkel in de voorziene keuken eten bereid worden. Het gebruik van de keuken en keukenmateriaal maakt het voorwerp uit van de hierna vermelde reglementering door het bestuur vastgesteld. De toegang tot de keuken is dan ook voor alle onbevoegden verboden.
HET GEBRUIK VAN DE KEUKEN
·indien de keuken gehuurd wordt, mag het keukenmateriaal vrij gebruikt worden. Voor en na de activiteit wordt er een inventaris opgemaakt. Verdwenen of beschadigd materiaal wordt aan de gebruikers aangerekend.
·een friteuse of bijkomende vuren mogen enkel na aanvraag bij de verantwoordelijke verhuur geplaatst worden door de huurder. De plaatsing moet gebeuren op de daarvoor voorziene plaats onder de dampkap
·de keuken en de apparaten moeten na gebruik degelijk schoongemaakt worden.
·na gebruik dient de gasleiding te worden dichtgedraaid.
·koelkast: afzetten, schoonmaken en deur openzetten.
Artikel 12
Bij gebruik van de Pastorij mogen enkel dranken van de Pastorij zelf aangeboden worden. Het is verboden eigen frisdranken en bieren mee te brengen en aan te bieden. Indien een overtreding op dit artikel wordt vastgesteld, zal de huurwaarborg ingehouden worden. Eigen wijnen kunnen wel, mits betaling van 50 euro extra.
HET GEBRUIK VAN DE TOOG
·indien de toog gehuurd wordt, mag het materiaal vrij gebruikt worden. Vóór en na de activiteit wordt er een inventaris opgemaakt. Verdwenen of beschadigd materiaal wordt aan de gebruikers aangerekend
·de huurder is verantwoordelijk voor de tapinstallatie.
·de toog na gebruik afwassen, pinten en glazen wassen en afdrogen en in de daartoe voorziene dozen, bakken of kasten plaatsen.
·na de activiteit vult de huurder de koelkasten terug aan, brengt het leeggoed naar de kelder en sorteert het per soort. Het verbruik wordt door de verantwoordelijke verhuur opgenomen. Bij niet-naleving wordt er 25,00 euro extra aangerekend.
Artikel 13
Het in gereedheid brengen van de zaal gebeurt in principe in de morgen of namiddag welke de activiteit voorafgaat maar mag nooit de voorgaande activiteit storen.
Uitzonderingen kunnen slechts worden toegestaan na overleg met de verantwoordelijke verhuur.
Tafels en stoelen dienen door de inrichter zelf geplaatst te worden. De tafels mogen in geen geval gesleept worden. Men zorgt ervoor dat bij het verplaatsen van tafels en stoelen de deuren niet beschadigd worden. In de lokalen zijn er 50 stoelen en vaste tafels aanwezig. 70 stoelen en de tussenstukken van de tafels worden gestapeld in de kelder. De inrichter zal indien nodig zelf de stoelen en verbindingsstukken zelf uit de kelder halen. Na de activiteit zijn deze terug te stapelen in de kelder in de toestand zoals ze ter beschikking gesteld werden (zie artikel 5 - paragraaf meubilair).
III. Algemene bemerkingen
Artikel 14
De prijzen voor verhuur en verbruik worden vastgesteld en goedgekeurd door het bestuur van de VZW Roemesoave. Afwijkingen kunnen alleen door hen toegestaan worden.
Artikel 15
De beheerraad kan de waarborg van de orde en het verloop steeds wijzigen of bijkomende voorwaarden opleggen met betrekking tot onderhavig reglement.
Dit reglement wordt aan elke huurder voor kennisname en akkoord ter ondertekening voorgelegd.
Enkel indien alle richtlijnen nageleefd worden, wordt de volledige waarborgsom van 50 euro terugbetaald aan de huurder.
Dit huishoudelijk reglement werd goedgekeurd door de Algemene Vergadering van de VZW Roemesoave te Romershoven op 23 augustus 2007. De goedkeuring werd in het verslag van deze vergadering opgenomen. De wijziging van het reglement werd goedgekeurd door de Algemene Vergadering van 13 juni 2019.